Как спасти провальный проект: антикризисные советы на 2017 год

Как понять, что ваш бизнес-проект под угрозой? Как его спасти и что сделать, чтобы свести к минимуму риск неудачи? Об этом в своей книге «How to Save a Failing Project: Chaos to Control» рассказали: Ральф Янг — специалист по управлению проектами, автор четырёх книг на тему разработки технических требований; Стивен Брэйди — IT-специалист по управлению проектами и Дэннис Нэгл — инженер, программист, специалист по IT-архитектуре.

Итак, вот порция полезных антикризисных советов, которые помогут в наступающем году предпринимателям, чувствующим «слабость в бизнесе».

Почему проекты иногда проваливаются?

Не всегда бизнес-проекты завершаются удачно. Причин может быть много. Главные из них:

● Очевидно недостижимые цели.

● Неверная оценка затрат.

● Слабый контроль качества.

● Чрезмерный оптимизм и неоправданно завышенные цели проекта при планировании.

● Неэффективное управление проектами. По статистике, около 75% всех IT-проектов либо выполняются дольше запланированных сроков, либо завершаются неудачно.

● Слишком упрощённый подход к планированию. Чтобы получить нужные результаты, недостаточно просто составить график, расписать бюджет и следить за выполнением плана. Приступая к новому проекту, руководители должны описать те продукты, которые нужно создать проектной команде. Необходимо следить за тем, чтобы проект по ходу выполнения не расширялся новыми дополнениями.

«Чаще всего выполнение проекта длится в два раза дольше и обходится в два раза дороже запланированного»

Признаки того, что проект под угрозой

1. Нарушены сроки.

2. Снизилась эффективность выполнения.

3. Участилась доработка готовых продуктов.

4. Руководство связывает успех проекта с несколькими опытными сотрудниками, а не с командой в целом.

5. Темпы работы над проектом снижаются, если заказчик часто меняет требования и выдвигает новые.

6. Отсутствует запасной план действий.

7. Частые перестановки в составе команды.

«Проект можно считать успешным, если вам удалось достичь поставленных целей, не нарушив при этом сроки и не выйдя за рамки бюджета»

Но на самом деле многие ошибки, которые угрожают проекту, можно исправить.

Методы спасения проекта

1. Оперативно корректировать недочёты

Некоторые руководители недоверчиво относятся к любой информации о проблемах проекта и неохотно обсуждают варианты решений. Однако если работа над проектом стала неудовлетворительной, проект нужно приостановить и критически оценить его план. Проекты редко идут в соответствии с планом, поэтому нужно быть готовым к тому, что при возникновении проблем придётся вносить в план изменения.

2. Сформировать у участников проекта одинаковое видение конечного результата

Причиной провала проекта может стать плохо организованный обмен информацией между участниками проекта. Особенно если они по-разному видят цели и задачи. Пример: в известной IT-компании плохая внутренняя организация стала причиной проблем в работе над проектом с бюджетом в 250 миллионов долларов. В нём участвовала основная команда и 15 вспомогательных групп. Менеджеры  групп общались только со своими подчинёнными и не обменивались информацией с основной командой. Результат: компании пришлось заново планировать работу, чтобы улучшить обмен информацией и координацию между вспомогательными группами и основной командой. Проект удалось спасти благодаря тому, что у всех его участников сформировалось одинаковое видение конечного результата.

3. Определить объём работ и необходимых ресурсов

Специалисты по планированию проектов должны владеть таким методом, как структурная декомпозиция продукта (описывать не только готовый продукт, но и все промежуточные результаты, а также промежуточные итоговые продукты, предназначенные для внутреннего использования). При планировании необходимо оценить ресурсы, необходимых для каждого вида и этапа работ. Затем сделать график, включающий сроки завершения каждого вида работ, описание задействованного в проекте персонала и других ресурсов.

Следует учитывать, что:

● 1/10 часть времени, отведённого на проект, будет потрачена на предварительное планирование, а также последующее обсуждение текущих проблем и корректировок плана.

● План должен включать описание модели выполнения рабочих процессов, описание параметров каждой задачи.

● Весь объём запланированных работ нужно разбить на несколько задач, сроки выполнения которых измеряются в часах (а не в месяцах, неделях или днях).

4. Повторное выполнение задач

Некоторые задачи потребуют повторного выполнения. Однако частые доработки (особенно на заключительных стадиях) чреваты выходом за рамки бюджета и нарушением сроков.

5. Отслеживать проблемы в зачатке, на ранних стадиях

Один из «звоночков», на который нужно оперативно реагировать — ошибка в графике проектных работ. Чтобы её обнаружить, выясните, сколько времени и ресурсов на самом деле нужно сотрудникам для выполнения конкретных задач. После этого сравните полученные цифры с первоначальными расчётами. Выявление и исправление недочётов на ранних этапах проекта поможет свести к минимуму финансовый ущерб от ошибок в планировании.
К поздним признакам того, что у проекта серьёзные проблемы относят ухудшение психологического климата в команде и проявление клиентами недовольства результатами.

«Самая частая причина провала проектов — неспособность понять, чего на самом деле хочет заказчик»

Человеческий фактор, или «Кадры решают всё»

В разработке любого проекта важно правильно подобрать персонал. Ошибочные кадровые решения могут провалить даже самый продуманный план. Привлекайте в команду специалистов разного профиля, соблюдая баланс. Например, если в команде много технических специалистов, но не хватает менеджеров, ей будет сложно остаться в рамках намеченных сроков и бюджета.

«Доработки, особенно на поздних этапах проекта, становятся главной причиной нарушения сроков и перерасхода бюджета»

Как руководителю добиться слаженного взаимодействия в команде:

1. Еженедельно собирать коллектив для обсуждения хода работы, оценки эффективности командных усилий. При необходимости — для обсуждения корректировки плана проекта.

2. Если какой-то сотрудник своим поведением подрывает моральный дух команды (например, игнорирует общую для всех модель рабочих процессов), предложить ему исправиться или покинуть команду.

3. Научить членов команды признавать и исправлять свои ошибки, не скрывая и не отрицая их. Менеджеры должны личным примером показывать команде, что важно беспристрастно оценивать результаты труда и постоянного улучшения рабочих процессов.

Разделение проекта на этапы

● Итогом выполнения любой задачи должен быть материальный продукт. Например, при строительстве жилого дома такими продуктами будут чертежи, отчёты о соблюдении графика работ, а также само построенное здание. В грамотно составленном плане результаты выполнения должны выражаться в виде цифр (например, в штуках или страницах).

● Подсчитайте затраты и установить нужные стандарты качества. Разумеется, требования к качеству зависят от важности этих результатов для проекта в целом. Например, просчёты в чертежах будут иметь гораздо более серьёзные последствия, чем ошибки в написании фамилий сотрудников в протоколах совещаний.

● Неспособность точно спланировать объём проектных работ ведёт к нарушению сроков выполнения проекта. Чтобы избежать этого, составьте подробный перечень всех задач, которые нужно будет выполнить для достижения результатов проекта. Он поможет специалистам по планированию подобрать членов команды с подходящими навыками.

● Все работы по проекту можно отнести к категории либо управленческих, либо технических. Результатом станет внешний продукт для клиента и внутренний продукт для компании. Компания приступает к реализации проекта с «внутренними» ожиданиями по затратам и прибыли. У клиента же «внешние» ожидания связаны с тем, как выполнение проекта отразится на его бизнесе. Например, строительные организации, прежде чем взять в работу проект здания, обязаны согласовать его с регулирующими органами.

● Чтобы иметь полное представление о ходе выполнения работы, опишите проект в виде нескольких несложных задач, каждая из которых требует небольшого времени. Когда план состоит из нескольких подэтапов, в него легче вносить изменения. Имея точные графики, менеджеры проекта получают возможность быстро подстраиваться под требования клиентов и обосновывать затраты времени и денег.

Ведение документации и обмен информацией

● Чтобы снизить риск провала проекта, составьте мини-графики для выполнения каждого подэтапа.

● Документально оформите все рабочие процессы, выполняемые командой. Постоянно следите за точностью их выполнения. Документы с описанием процессов в дальнейшем можно использовать для инструктирования новых членов команды.

«Если не корректировать план проекта, он быстро утратит актуальность и команда останется без ориентиров в работе»

● Включите в график проекта регулярные совещания членов команды и заложите в бюджет соответствующие затраты времени сотрудников. Проводите такие совещания с самых ранних этапов проекта, чтобы наладить обмен информацией между членами команды, менеджерами и клиентами. Перед собранием просматривайте протокол предыдущей встречи, чтобы вспомнить, какие темы следует вынести на обсуждение. Протокол помогает руководителю готовиться к собранию и заранее обдумывать вопросы, которые будут выставлены на обсуждение.

● Незаметное расширение рамок проекта — одна из самых сложных проблем, возникающих в ходе его выполнения. Причиной такого расширения может быть частое внесение изменений в план работ. Чтобы избежать этого, сосредоточьтесь на главной задаче проекта и следите за тем, чтобы не отвлекаться от её выполнения.

Как снизить риск провала IT-проектов

Повысить шансы на успех у проектов по разработке IT-продуктов помогут следующие меры:

● Снижайте уровень сложности проектов.

● Откажитесь от соблюдения излишних требований.

● Выполняйте задачи согласно порядку их приоритетности.

● Тестируйте. Разработка программного обеспечения становится легче, если участники проекта точно знают, что у них есть возможность проверить работу каждого компонента программ, создаваемых в рамках проекта.

● Старайтесь не допускать, чтобы на заключительных этапах в конкретных компонентах создаваемого продукта при тестировании обнаруживались проблемы.

● Тесно взаимодействуйте с пользователями продукта, чтобы представлять, как они формулируют свои потребности. Нежелание выяснять реальные запросы пользователей коммерческого ПО — одна из самых распространенных причин провала проектов в IT-индустрии. Лучше перепроверить, все ли элементы ПО, включённые в список для разработки, действительно нужны пользователям.

● Установите стандарты качества нужно уже на самых ранних этапах выполнения  работ. Распределите возможные проблемы с качеством по категориям, присваивая каждой приоритет. Наиболее важными нужно заниматься сразу.

● Разработчикам программного обеспечения важно иметь возможность оперативно выявлять и устранять ошибки в программном коде. Чем раньше обнаруживаются эти ошибки, тем ниже оказываются итоговые издержки на проект.

Текст создан по книге «How to Save a Failing Project: Chaos to Control» 

P.S. Ещё немного информации по теме в нашем блоге:

● Настройка Google Analytics для новых проектов
● Наши проекты: число заказов в интернет-магазине мужской одежды выросло более чем на 700% всего за 4 месяца!
● Как руководителю выстроить эффективные отношения с сотрудниками? Практические советы директора крупнейшего американского сотового оператора

Теги публикации: полезные советы